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Getting Things Done – Wie funktioniert die GTD-Methode im Studium?

Wir alle kennen es: Alltägliche Aufgaben bleiben liegen, die Hausarbeit schwirrt einem ständig durch den Kopf. Diesen einen Telefonanruf beim Prüfungsamt, das natürlich nur zwischen 12 Uhr und 13 Uhr geöffnet hat, vergisst man ständig und eigentlich wollte man sich ja auch Mal Zeit für sich selbst nehmen. Wie bekommt man also alle Dinge geregelt, ohne sich dabei überlastet zu fühlen und ständig etwas zu vergessen? Getting Things Done, auch GTD-Methode genannt, verspricht Abhilfe.


Was ist Getting Things Done?

Getting Things Done — auch oft zum Akronym GTD abgekürzt — ist eine Zeitmanagement-Methode von David Allen, Selbstmanagement-Coach und Autor von Selbsthilfebüchern. Mit Hilfe der Methode kannst Du Deine eigene Produktivität steigern, verpasst wichtige Deadlines nicht mehr und verringerst generell Dein Stresspensum. Das Vorgehen besteht dabei aus einer Vielzahl an Arbeitsschritten, die es Dir erleichtern sollen, wichtige Aufgaben zu priorisieren und Deine Zeit optimal zu nutzen. Überlegungen zur GTD-Methode wurden erstmals von Allen im Jahr 2001 veröffentlicht und seitdem hat die Methode eine breite Anhängerschaft gewonnen. Doch was taugt Getting Things Done im Studium?


Wie funktioniert die GTD-Methode?

Das System Getting Things Done besteht im Grunde aus fünf Arbeitsschritten, die mit Hilfe von vier Aktionslisten durchgeführt werden. Hier die Arbeitsschritte in chronologischer Reihenfolge:

  • Das Sammeln und Erfassen …
  • Das Verarbeiten …
  • Das Organisieren …
  • Das Durchsehen und Sichten …
  • Die Durchführung und Erledigung …

��� von allen Aufgaben, die in Deinem Alltag anfallen.

1. Das Sammeln und Erfassen von Aufgaben

Mit dem Sammeln und Erfassen (im Englischen wird der Schritt „Capture“ genannt) aller Deiner Aufgaben beginnt der Workflow von Getting Things Done. Das Besondere hierbei ist, dass empfohlen wird, tatsächlich alle anfallenden Aufgaben und Informationen gesammelt an einem Ort aufzubewahren. Diesen Ort bezeichnet Allen als Inbox. Als Deine Inbox kannst Du das verwenden, was Dir am meisten zusagt. Das kann ein Notizbuch sein, Karteikarten, eine App, ein Collegeblock oder auch ein Ordner. Das Wichtigste dabei ist, dass Du immer und überall Zugriff auf Deine Inbox hast, nichts leicht verloren gehen kann und Du wirklich alles darin ablegst, das Dir in den Sinn kommt. Wenn es nicht anders geht, kannst Du auch über mehrere Inboxes verfügen. Halte die Anzahl aber so gering wie möglich!

2. Aufgaben verarbeiten

Der nächste Aktionsschritt ist das erste Verarbeiten Deiner Aufgaben und Informationen („Process“). In Deiner Inbox findest Du beispielsweise den Kassenbon Deines Fernsehers, die Handynummer Deines Hausarzt, die Du auf einen Zettel geschrieben hast, sowie die Erinnerung daran, dass Du noch ein Geburtstagsgeschenk kaufen musst. Die erste Regel für das Verarbeiten von Aufgaben besagt, dass jede Aufgabe und Information nur aus der Inbox herausgenommen werden darf, um sie zu verarbeiten und auch nicht wieder zurückgelegt werden darf.

Bei jeder Aufgabe sollst Du nun überlegen, ob sie aus mehreren Aktionsschritten besteht, ob Du sie gleich erledigen kannst, ob Du sie an einem festen Zeitpunkt erledigen musst, oder ob Du sie delegieren kannst. Besteht eine Aufgabe aus mindestens zwei Schritten, so bezeichnet man sie nicht mehr nur als Aufgabe, sondern als „Projekt“. Das Projekt muss in umsetzbare Einzelschritte zerlegt werden. Das bedeutet für unsere Beispiele, dass Du Dich entscheidest den Kassenbon abzuheften und die Telefonnummer in Dein Handy einspeicherst und Dir anschließend überlegst, welche Teilschritte (eine Idee für ein Geschenk finden, in die richtigen Läden gehen, Geschenkpapier finden etc.) Du unternehmen musst, um das Projekt „Geschenk“ zu erledigen.

3. Organisieren, organisieren, organisieren

Beim Organisieren Deiner Aufgaben („Organize“) geht es nun darum, diese in einen Kontext zu bringen und gegebenenfalls zeitlich zu fixieren. Hierbei wird streng unterschieden zwischen Aufgaben und Terminen. Alles, was nur an einem fixen Tag oder an einer festgelegten Uhrzeit stattfinden kann, ist ein Termin und muss in Deinen Kalender eingetragen werden. Alles, was eine Aufgabe ist und nicht genau zu einem gewissen Zeitpunkt erledigt sein muss, hat nach Allen nichts in Deinem Kalender verloren. Außerdem gibt es noch weitere Kategorien wie „Vielleicht“, „Referenz“ und „Warten auf“.

4. Sichtung der Aufgaben

Die Sichtung Deiner Aufgaben (im Original „Plan“) solltest Du auf keinen Fall vernachlässigen, wenn Du von der GTD-Methode profitieren möchtest. Nach Allen sind das vollständige Ablagern von Informationen und Aufgaben und die regelmäßige Durchsicht die zwei Ankerpunkte, die Deinem Kopf am meisten Ruhe geben werden, wenn Du sie konsequent durchführst. Empfohlen wird, die Aufgaben und Informationen einmal morgens und abends und einmal pro Woche, am besten sonntags, zu sichten. Gerade wer unter der Woche wenig Zeit hat, sollte den Sonntag nutzen, um wieder Ordnung in dem System herzustellen und über angefallene und zukünftige Aufgaben zu reflektieren.

5. …and done! Durchführung und Erledigung

Durchführung und Erledigung markieren den fünften und letzten Schritt im Workflow von Getting Things Done. Dabei empfiehlt die Methode, sich nicht zu lang mit dem Priorisieren von Aufgaben aufzuhalten, sondern sie durch die zuvor beschriebenen Schritte so leicht wie möglich umsetzbar zu gestalten. Beim Erledigen kannst Du nun eher nach Gefühl vorgehen. Meistens brauchen wir keine großen Prio-Listen, um zu wissen, dass das Schreiben an der Masterarbeit gerade wichtiger ist, als die eigene Fotosammlung auf dem Handy zu sortieren. Wenn Du Dir unsicher bist, kannst Du Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip oder der Eat that Frog-Methode sortieren.

Die To-Do-Listen von Getting Things Done

Während die GTD-Methode zum Sammeln von Aufgaben und Informationen lediglich eine Inbox empfiehlt, sieht es bei den To-Do-Listen anders aus. Mit Hilfe von vier Kategorien an To-Do-Listen soll man wieder Herr seiner Zeit werden. Folgende vier Kategorien werden hierbei angesetzt: 

  • Die Aktionslisten: Alle Aufgaben so aufschreiben, dass sie nur noch umgesetzt werden müssen. 
  • Die Projekt-Liste: Erfassung aller Projekte, die aus mehreren Aufgaben bestehen.
  • Der Kalender: Nur zeitlich fixierte Aufgaben und Termine werden eintragen.
  • Die Warten-auf-Liste: Aufgaben, die nur mit Hilfe einer Person oder einer Ressource erledigt werden können, auf die gewartet werden muss. 

Dabei sind die Aktionslisten nichts anderes als klassische To-Do-Listen, mit dem Fokus, die Stichpunkte umsetzbar zu formulieren. Du schreibst so beispielsweise statt „Küche“ eher „Geschirr waschen“ und „Arbeitsplatte reinigen“, oder statt „Seminar nachbereiten“ schreibst Du „Seminar vom 15. Januar schriftlich auf einer Seite zusammenfassen“. Wie Du siehst, sind auf diese Weise viele Aufgaben eigentlich Projekte, da sie aus mehreren Schritten bestehen. Für Deine Projektliste solltest Du eine Liste als Übersicht erstellen und individuelle, große Projekte in einer separaten Liste tracken. Die Warten-auf-Liste verwendest Du lediglich für Aufgaben, die Du nicht allein erledigen kannst, sondern auf die Hilfe von jemandem angewiesen bist.

Die 2-Minuten-Regel

Auch wenn die GTD-Methode darauf basiert, wirklich alle Aufgaben und Informationen zu erfassen, gibt es eine Ausnahme: die 2-Minuten-Regel! Das bedeutet, dass alles, was Dir im Kopf rumschwirrt, dessen Erledigung weniger als zwei Minuten Zeit kostet, immer sofort erledigt wird. Dir fällt ein, dass Du noch eine Kommilitonin anrufen musst, um die E-Mail Adresse sie nach ihrer E-Mail-Adresse zu fragen? Erledige es sofort, nachdem es Dir eingefallen ist. 

Wie kannst Du Getting Things Done im Studium nutzen?

Um Getting Things Done im Studium anzuwenden, braucht es keine wirklichen Anpassungen der Methode, da sie sehr universell geschrieben ist. Vermutlich fällt für jeden von uns die Kategorie „Delegieren“ etwas kleiner aus als für Führungskräfte, was dem Nutzen der GTD-Methode im Studium aber keinen Abbruch tut. Gerade das tägliche Sammeln und Sichten aller Aufgaben ist ein echtes Muss, wenn Du Dein Zeitmanagement im Studium verbessern möchtest. Der Mitschrieb in der Vorlesung, Skripte auf den universitätsinternen E-Learning-Plattformen und Kopien aus Lehrbüchern in einer Inbox zu sammeln, ist zwar zunächst ein Mehraufwand, der aber mit weitem Durchblick belohnt wird. Durch das genaue Identifizieren der nächsten handelbaren Schritte sagst Du zudem Prokrastination den Kampf an. Es wird Dir leichter fallen, früher mit dem Lernen anzufangen. Mit der GTD-Methode kannst Du außerdem Gruppenarbeiten leichter bewältigen, indem Du die Warten-auf-Liste anwendest. 

Thesius wünscht Dir viel Erfolg und begleitet Dich durch Dein gesamtes Studium – von der ersten Hausarbeit bis zur Bachelorarbeit und Masterthesis!

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